Договоры, счета и акты прямо из сделки: как это настроить

Знакомая картина: менеджер договорился с клиентом, а дальше начинается «бумажная» часть. Он открывает старый договор, копирует его, меняет название компании, сумму и реквизиты, сохраняет файл под каким-то именем и отправляет по почте. Потом выясняется, что в одном месте остались прошлые условия, а счёт выставлен на старую сумму. Бухгалтер спрашивает, какой именно договор подписан, а руководитель — оплачен ли счёт.

Всё это решается не «умным» сервисом, а порядком: документы собираются из тех данных, которые уже есть в карточке сделки, а статус каждого документа виден прямо в ней. Ниже — по шагам, как к этому прийти.

Почему документы лучше собирать из сделки

Карточка сделки в CRM уже содержит почти всё, что нужно для документа: название клиента, контактное лицо, состав заказа или услуги, сумму. Если эти данные заполнены один раз, их можно подставлять в шаблон, а не вводить заново. Тогда исчезают три типичные проблемы.

• Ошибки переписывания. Когда данные переносят руками, в документ попадают опечатки в названии, реквизитах и суммах.
• Разные версии шаблонов. У каждого менеджера «свой» договор или КП, и клиенты получают устаревшие условия.
• Отрыв от сделки. Документ лежит в папке или в почте, а в CRM о нём ничего не известно. Руководителю приходится уточнять в чате.

Как именно это реализуется, зависит от вашей CRM, выбранного тарифа и версии. Возможности по работе с документами в Битрикс24 и amoCRM различаются, и часть функций может быть доступна только на определённых тарифах или через подключаемые сервисы. Поэтому до начала настройки стоит проверить, что есть именно в вашей системе.

Как это настроить: пять шагов

Порядок важен: сначала шаблоны и данные, потом статусы и реакции на них. Если начать с конца, получится красивая схема, которая не работает.

Шаг 1. Наведите порядок в шаблонах

Прежде чем что-то автоматизировать, нужно решить, что именно вы собираетесь выпускать из сделки. Обычно это короткий список: коммерческое предложение, договор, счёт, акт. Для каждого документа стоит сделать одну актуальную версию шаблона.

1. Соберите все варианты, которыми сейчас пользуются менеджеры, и сравните их.
2. Выберите основной вариант, а различия вынесите в переменные части: сумму, срок, состав услуг.
3. Договоритесь, кто отвечает за шаблон. Если юрист или бухгалтер поменял условия, менять их нужно в одном месте.
4. Уберите из обращения старые файлы, чтобы ими нельзя было воспользоваться случайно.

Этот шаг не требует никаких технологий, но без него автоматизация только ускорит выпуск неверных документов. В нашей практике есть проекты, где мы готовили шаблоны коммерческого предложения и счёта для CRM, и всегда начинали именно с этого.

Шаг 2. Определите, какие данные берутся из карточки

Теперь нужно понять, из каких полей сделки или компании будут подставляться значения. Составьте простую таблицу: «что нужно в документе — где это лежит в CRM».

• название организации и реквизиты клиента;
• контактное лицо и должность подписанта;
• состав услуг или товаров и сумма;
• дата и номер документа;
• условия оплаты и сроки.

Часто выясняется, что какого-то поля в карточке нет или оно заполняется «как получится». Тогда сначала нужно добавить поле и сделать его обязательным на нужном этапе воронки. Это общая история любой настройки: документ получается ровно настолько точным, насколько заполнена карточка. Подробнее о том, как мы подходим к документам в CRM, — на странице про договоры, счета и акты из CRM.

Шаг 3. Договоритесь о нумерации и названиях файлов

Мелочь, которая сильно экономит время позже. Если каждый называет файл как хочет, найти нужный документ через полгода почти невозможно. Договоритесь о единой схеме: из чего состоит номер документа и как называется файл, например, тип документа, номер, название клиента и дата. Конкретный формат выберите сами, главное, чтобы он был одинаковым для всех и описан на одной странице.

Если нумерация ведётся в бухгалтерской программе, решите заранее, какая система «главная». Лучше, чтобы источник номера был один, а другая система получала его оттуда или сверялась с ним. Как это сделать технически, определяется после разбора вашей схемы.

Шаг 4. Покажите статус документов в сделке

Самое полезное для руководителя — не сам файл, а ответ на вопрос «где мы сейчас». Для этого в карточке нужен понятный статус. Варианты, которые обычно подходят:

• отдельное поле со значениями вроде «договор отправлен», «подписан», «акт передан»;
• или отдельные этапы воронки, если документы — важная часть процесса;
• поле «счёт выставлен» / «оплачено» с суммой и датой.

Что выбрать, зависит от вашего процесса. Если после подписания договора начинается самостоятельная работа, например производство или выезд, этап в воронке удобнее. Если документы — формальность, хватит поля. Такой же подход к воронке продаж мы описываем отдельно: этапы должны отражать реальные действия, а не «для красоты».

Шаг 5. Свяжите оплату с работой команды

Когда статус оплаты виден в сделке, можно настроить реакцию на него. Например, когда оплата отмечена, CRM ставит задачу ответственному начать работу или уведомляет склад. Если до оплаты что-то начинать нельзя, наоборот, робот напомнит менеджеру о неоплаченном счёте. Такие правила делаются через роботов и бизнес-процессы; для Битрикс24 это описано на странице про роботов и бизнес-процессы.

Если у вас есть учёт товаров, оплату и документы часто связывают с отгрузкой. Тогда имеет смысл посмотреть на CRM со складом: вся цепочка от заказа до отгрузки получается видимой в одном месте. А если вы работаете с МойСклад, загляните на страницу про МойСклад.

Чего не стоит ждать от такой настройки

Автоматическая сборка документов не заменяет юридическую проверку. Шаблон нужно один раз показать юристу или бухгалтеру, а дальше обновлять при изменении условий. Электронная подпись и обмен через операторов документооборота — отдельная тема: возможность и порядок зависят от выбранных вами сервисов, их тарифов и вашей CRM, поэтому до начала работ это нужно уточнять. Мы не обещаем, что всё заработает «одной кнопкой» в любой системе, но можем честно сказать после разбора, что реально настроить в вашей.

Что делать дальше

Начните с малого: выберите один документ, который выпускаете чаще всего, например счёт или КП. Сделайте для него единый шаблон, определите источники данных и добавьте статус в сделку. Когда это приживётся, добавляйте остальные. Если хотите сэкономить время и сразу избежать лишних шагов, расскажите нам о вашем процессе: предложим схему и скажем, что зависит от вашего тарифа и CRM. Объём, срок и стоимость работ определяются после короткого видеосозвона; лицензии систем и платные сервисы оплачиваются отдельно.