Свои шаблоны у каждого
У менеджеров разные версии КП и счёта, клиентам уходят устаревшие реквизиты и условия.
Документы и счета в CRM
Договоры, счета и акты из CRM в один клик
Менеджер не ищет старый файл, не правит реквизиты руками и не спрашивает бухгалтера, оплачен ли счёт. Документ собирается из карточки сделки, а статус документов и оплаты виден рядом с самой сделкой.
Схему подбираем под вашу CRM и процесс продаж. Объём, срок и стоимость определяются после короткого видеосозвона; лицензии систем оплачиваются отдельно.
Знакомая картина
Где документы теряют время и нервы
Пока договоры и счета живут отдельно от CRM, каждая сделка превращается в цепочку ручных действий.
Ручное заполнение
Название компании, сумму и состав переписывают из карточки в документ, и каждый раз можно ошибиться.
Непонятно, что подписано
Договор отправлен, счёт выставлен, но в сделке этого не видно. Руководитель спрашивает в чате.
Оплата живёт отдельно
Деньги пришли, а менеджер узнаёт об этом позже. Начало работ откладывается.
Что настраиваем
От шаблона до статуса оплаты
Состав определяем после разбора вашего процесса. Вот что обычно входит в такую работу.
Шаблоны КП и счёта
Единые шаблоны с вашими реквизитами и условиями. В проектах мы готовили шаблоны коммерческого предложения и счёта для CRM.
Документы из сделки
Данные клиента, состав и сумма подставляются из карточки сделки. Менеджер выбирает шаблон и получает готовый файл.
Единая нумерация
Правила нумерации и именования файлов согласуем заранее, чтобы документы не путались.
Статус документов
В карточке отдельное поле: договор отправлен, подписан, акт передан. Так устроены, например, воронки с этапом «сбор документов» в наших кейсах.
Статус оплаты
Этапы или поля «счёт выставлен», «оплачено», сумма и дата. Руководитель видит оплаты и просрочки в отчётах по сделкам.
Задачи и напоминания
Менеджеру приходит задача, если счёт не оплачен к нужной дате или договор не вернулся подписанным.
Какая система что умеет
Документы в CRM или в складской системе
Единого рецепта нет: схема зависит от того, что вы продаёте и кто выставляет счета.
Битрикс24
Подходит, когда документы и согласования связаны с несколькими отделами. Можно заложить шаблоны КП и счёта, поля статусов и согласование договора по этапам (см. роботы и бизнес-процессы).
amoCRM
Подходит для воронки продаж: карточка сделки с полями под документы и оплату, задачи, шаблоны сообщений клиенту и ссылки на файлы.
МойСклад
Если счета, отгрузки и печатные формы ведутся по товарному учёту, их удобно выставлять там. Связку с CRM подбираем отдельно, чтобы статус был виден менеджеру (подробнее — CRM со складом).
Если у вас электронный документооборот с оператором, обсуждаем подключение, если оно нужно, и смотрим, что реально сделать в вашей связке. Заранее мы его не обещаем.
Как работаем
Сначала ваши документы, потом настройка
- 1
Разбор
Смотрим ваши договоры, КП и счета: какие поля меняются, кто выставляет, как проходит подписание и оплата.
- 2
Схема
Решаем, где создаются документы, какие статусы нужны в сделке и как они связаны с этапами воронки продаж.
- 3
Настройка и проверка
Делаем шаблоны и поля, прогоняем тестовые сделки на ваших образцах, правим расхождения до запуска.
- 4
Обучение
Показываем менеджерам и бухгалтеру, как формировать документы и менять статусы, и учитываем замечания первых недель.
Юридическое содержание договоров остаётся за вашим юристом: мы настраиваем подстановку данных и учёт статусов, а не составляем условия. Видеть оплаты и просрочки по всем сделкам помогают отчёты в CRM.
Кейсы
Примеры из практики
Проекты, где в сделке фиксировались документы, оплаты и шаблоны. Полный каталог — на странице кейсов.
amoCRMТорговля и e-commerce
amoCRM для продажи продуктов питания
Проблема
- Обрабатывать заявки и быстро отправлять клиентам постоянно меняющийся каталог.
- Обновлять цены ежедневно и не отправлять клиентам устаревшую версию ассортимента.
Что сделали
- Настроить бота, шаблоны сообщений и ссылку на актуальный каталог с ценами.
- Разместить редактируемый каталог по единой ссылке и встроить его отправку в сценарии Salesbot.
Что изменилось
- Менеджер отправляет всегда актуальное предложение, коммуникация остается в CRM.
- Клиент получает актуальные цены, а менеджеры используют единый утвержденный каталог.
Битрикс24Управление, продажи и аналитика
Bitrix24, Mango и импорт базы из 50 000 контактов
Проблема
- Настроить CRM, заявки, телефонию, шаблоны и скрипты.
- Подготовить и загрузить базу около 50 000 контактов.
Что сделали
- Настроили CRM, обработку заявок и телефонию Mango.
- Подготовили шаблоны, инструкции и обучение; загрузили большую базу контактов.
Битрикс24Услуги, медицина, образование
Помощь в оформлении гражданства Парагвая
Проблема
- Нужно аккуратно вести заявки по сложной услуге, где клиент проходит несколько этапов: консультация, документы, оплата, сопровождение.
- Важно фиксировать статус каждого клиента, комментарии, документы, ответственного и следующий шаг.
Что сделали
- Настройка воронки под путь клиента: первичная заявка, консультация, сбор документов, договор, оплата, сопровождение, завершение.
- Поля в карточке сделки: гражданство/страна, пакет услуги, статус документов, сумма, дата следующего касания, источник заявки.
- Базовые задачи менеджеру, напоминания, контроль просрочек, подключение каналов заявок по согласованной схеме.
Что изменилось
- Каждый клиент ведется по понятному процессу, а не теряется в чатах и таблицах.
- Руководитель видит этапы, оплаты, загрузку менеджеров и проблемные заявки.
- Услугу проще масштабировать: добавлять рекламу, Avito, сайт, телефонию и аналитику источников.
amoCRMПроизводство
amoCRM для кухни на заказ
Проблема
- Вести клиента от заявки до завершения заказа кухни.
- Фиксировать замер, документы, фото, доставку, сборку, акты и статусы.
- Нужны обязательные поля и контроль сотрудников на этапах.
Что сделали
- Воронка: заявка, консультация, замер, расчет, договор, производство, доставка, сборка, закрытие.
- Карточка сделки с полями под документы, фото, адрес, даты, сумму и ответственных.
- Обязательные поля, задачи, базовые триггеры и уведомления клиенту.
Что изменилось
- По каждому заказу видно, что сделано и что нужно дальше.
- Сотрудники фиксируют важные данные в карточке.
- Руководитель контролирует замеры, доставку, сборку и проблемные заказы.
МойСкладТорговля и e-commerce
Инвентаризация МойСклад: закрытие минусов и актуальные остатки
Проблема
- Один склад и около 300 товаров; часть остатков ушла в минус.
- Маркетплейсы пока не подключены, нужно восстановить достоверную базу.
Что сделали
- Проверка причин минусов и некорректных документов.
- Инвентаризация, ввод фактических остатков и закрытие расхождений.
- Правила дальнейшей приемки, продажи и списания.
Что изменилось
- Система показывает фактическое наличие.
- Минусовые остатки закрыты документально корректно.
- Команда получает понятный регламент учета.
Битрикс24Авто и техника
Bitrix24 для B2B-продажи автозапчастей
Проблема
- Создать фундамент CRM, структуру компании и роли.
- Настроить исходящую воронку и подготовить базу к переносу.
Что сделали
- Выстроили этапы, поля лида, контакта и сделки, права и приглашение сотрудников.
- Подготовили до трёх шаблонов КП и счёта; 1С вынесли на отдельный разбор.
Частые вопросы
Что важно знать о документах в CRM
Можно ли формировать договор прямо из сделки?
Обычно да: данные клиента и параметры сделки подставляются в шаблон. Конкретный способ зависит от вашей CRM и тарифа, поэтому разбираем задачу и подбираем схему.
Как будет работать нумерация счетов и актов?
Правила нумерации согласуем до настройки. Если счета выставляются в учётной системе, нумерацию ведёт она, а в CRM остаются номер и статус.
Увижу ли я, что счёт оплачен?
Статус оплаты можно вести в карточке сделки и показывать в отчётах. Как он будет обновляться (вручную, по этапу или из учётной системы), решаем при разборе процесса.
Подключите ли вы электронный документооборот?
Если он вам нужен, обсудим подключение и посмотрим, что возможно в вашей связке. Конкретных операторов и сроков заранее не обещаем.
Наши шаблоны останутся нашими?
Да. Мы берём ваши образцы и настраиваем подстановку данных. Тексты и условия остаются вашими, их утверждает ваш юрист.
Сколько это стоит и как быстро будет готово?
Зависит от числа типов документов и системы. Объём, срок и стоимость назовём после короткого видеосозвона, до начала работ.
Первый шаг — бесплатно
Покажите ваши КП и счета — подскажем схему
На консультации разберём, как документы проходят у вас сейчас, и предложим, что вынести в CRM.
Или свяжитесь напрямую — контакты ниже.