Смарт-процессы Битрикс24: примеры и когда они нужны
Что такое смарт-процесс, чем он отличается от сделки, в каких случаях он оправдан и как его настроить без лишней сложности.
· ГЕККО · чтение ≈ 6 мин
Сделки, лиды, контакты и компании в Битрикс24 есть «из коробки». Но у бизнеса часто встречаются процессы, которые на сделку не похожи: заявка на ремонт оборудования, согласование договора, приём нового сотрудника, рекламации. Их заводят в таблицы, в чаты или в сделки «с костылями». Для таких случаев в Битрикс24 есть смарт-процессы.
Что такое смарт-процесс
Смарт-процесс — это собственный тип записей в CRM со своими стадиями, полями и правами доступа. Можно сказать, что это «ещё одна воронка», но под ваш процесс, а не под продажи. У записи есть карточка, ответственный, история изменений, задачи и комментарии, а ещё её можно связать с клиентом или сделкой.
Важно: доступность смарт-процессов, их число и набор возможностей зависят от тарифа и версии Битрикс24. Мы проверяем это до начала работ и не обещаем того, чего в вашем тарифе нет.
Когда смарт-процесс не нужен
Прежде чем создавать что-то новое, проверьте простые варианты.
- Если это продажа и у неё есть клиент, сумма и этапы, достаточно обычной сделки, возможно, с отдельной воронкой.
- Если нужно просто поставить кому-то задачу, хватит задачи или шаблона задач.
- Если запись живёт один день и не требует учёта, возможно, ей не нужна отдельная сущность.
Лишние смарт-процессы усложняют систему: сотрудникам приходится помнить, где что лежит. Создавайте новый тип записей только когда у процесса свои стадии, свои поля и свой набор участников.
Примеры, где смарт-процесс уместен
Ниже — типовые сценарии. Это примеры идей, а не описание чьих-то внедрений: стадии и поля в вашей компании будут своими.
Заявки на сервис и ремонт
Стадии могут быть такими: принято, диагностика, согласование, в работе, готово к выдаче, закрыто. В карточке — оборудование, описание неисправности, ответственный мастер. Клиент связан с записью, поэтому вся история обращений видна в его карточке.
Согласование документов и расходов
Запись проходит по цепочке: инициатор, руководитель, бухгалтерия, исполнение. На каждой стадии назначается ответственный, а система сама ставит задачу и напоминает о сроке. Так согласование не теряется в переписке.
Подбор и приём сотрудников
Кандидат — это не клиент, и воронка продаж ему не подходит. Отдельный тип записей с этапами «отклик, собеседование, предложение, выход» удобнее, чем таблица.
Рекламации и возвраты
Обращение фиксируется, назначается ответственный, проходят этапы проверки и решения. Руководитель видит, сколько обращений застряло и на каком этапе.
Проекты и заказы с производством
Если после продажи начинается самостоятельный процесс (изготовление, монтаж, поставка), его удобно вести отдельной записью, связанной со сделкой, а не растягивать воронку продаж на десять лишних стадий.
Как подойти к настройке
- Опишите процесс на бумаге. Кто начинает, какие шаги, кто отвечает на каждом, чем заканчивается.
- Определите стадии и обязательные данные. Что нужно знать, чтобы перейти дальше. Не добавляйте поля «на всякий случай».
- Решите, с чем связать запись. С клиентом, со сделкой, с документами. От этого зависит, что увидит менеджер в карточке клиента.
- Настройте права. Не все сотрудники должны видеть, например, записи о кандидатах или расходах.
- Добавьте автоматизацию. Автоматические задачи, уведомления, смена ответственного, проверка сроков. Подробнее о том, как это устроено, — на странице про автоматизацию Битрикс24.
- Запустите на небольшой группе. Проверьте на реальных записях, поправьте и только потом включайте всех.
Что важно помнить
- Смарт-процесс не заменит дисциплину. Если процесс не работает на бумаге, система его не исправит.
- Отчёты по смарт-процессам строятся иначе, чем по сделкам. Какие именно отчёты доступны, зависит от тарифа и версии; мы это проверяем заранее.
- При переносе данных из другой системы нужно заранее решить, в какой тип записей они попадут.
Общий обзор системы — на странице про внедрение Битрикс24, а о смарт-процессах как об услуге — на отдельной странице: смарт-процессы Битрикс24.
Типичные ошибки при запуске
- Слишком много стадий. Если в процессе пятнадцать этапов, сотрудники начинают пропускать их или двигать записи не глядя. Обычно хватает пяти-семи осмысленных стадий.
- Копирование чужой схемы. Схема, удобная одной компании, в другой может не работать, потому что люди и порядок согласования разные. Начинайте с вашего реального процесса.
- Нет ответственного за процесс. Кто-то должен отвечать за порядок в смарт-процессе: следить за сроками, собирать замечания и вносить правки.
- Запуск без обучения. Даже понятная система требует короткой инструкции и разбора первых записей вместе с командой.
Если вы только выбираете систему и сомневаетесь, нужны ли вам такие возможности, помогает материал как выбрать CRM: в нём разобрано, какие вопросы стоит задать до начала внедрения.
Что делать дальше
Выпишите два-три процесса, которые сегодня живут в таблицах и чатах, и для каждого ответьте на вопрос: есть ли у него свои стадии и участники? Если да, он кандидат на смарт-процесс. Мы можем разобрать ваши процессы, подсказать, что стоит переносить в CRM, а что нет, и проверить, что доступно в вашем тарифе. Объём, срок и стоимость определяются после короткого видеосозвона; лицензии систем оплачиваются отдельно.