Повторяющиеся задачи и регламенты в Битрикс24

В любой компании есть дела, которые повторяются: подготовить еженедельный отчёт, сверить остатки, позвонить клиентам перед окончанием договора, провести планёрку. Пока их немного, всё держится на памяти. Когда дел становится больше, начинаются пропуски: кто-то забыл, кто-то был уверен, что это делает коллега.

Битрикс24 умеет повторять задачи по расписанию и хранить шаблоны. Но сама функция ничего не решает, если не описано, кто за что отвечает и как понять, что дело сделано. Разберём, с чего начать.

Что такое регламент и зачем он задачам

Регламент — это короткое описание повторяющегося дела: когда оно возникает, кто его выполняет, что считается результатом и кому сообщать, если не получилось. Без этого повторяющаяся задача превращается в уведомление, которое все привыкают закрывать не глядя.

Хороший регламент помещается на один экран. Если приходится писать страницу текста, скорее всего, в нём смешаны несколько разных дел.

Какие дела стоит делать повторяющимися

Подходят дела, у которых есть понятный ритм и понятный результат:

• Регулярные отчёты и сверки. Сводка по заявкам, проверка оплат, сверка данных между системами.
• Работа с клиентской базой. Напоминание связаться с клиентом перед окончанием договора или подписки.
• Внутренние процедуры. Обновление прайс-листов, проверка доступов, обзор открытых сделок.
• Служебные задачи. Подготовка документов к закрытию периода, плановые проверки.

Не стоит повторять то, что на самом деле зависит от события, а не от календаря. Например, «позвонить клиенту после оплаты» лучше привязать к стадии сделки, а не к дню недели. Для таких случаев подходят роботы и бизнес-процессы; об этом мы писали на странице про роботов и бизнес-процессы в Битрикс24.

Как оформить повторяющуюся задачу

Прежде чем нажимать кнопку «повторять», ответьте на несколько вопросов. Это занимает десять минут и экономит месяцы путаницы.

1. Что именно нужно сделать? Название задачи должно начинаться с глагола и быть понятным человеку, который увидит его первый раз.
2. Кто ответственный? Один человек, а не «отдел». Если дело делают по очереди, определите правило очередности заранее.
3. Как часто и к какому сроку? Расписание и срок выполнения — разные вещи. Задача может создаваться в понедельник, а сделать её нужно к среде.
4. Что считается результатом? Файл, комментарий, закрытая сделка. Опишите это в задаче, чтобы закрыть её можно было только осознанно.
5. Что делать при задержке? Кому сообщить, кто может заменить исполнителя.

Чтобы описание не писать каждый раз заново, используйте чек-лист внутри задачи и шаблон. Чек-лист помогает не пропустить шаги, а шаблон гарантирует, что у всех повторов одинаковая структура.

Как организовать работу в проектах и группах

Если повторяющихся дел много, держите их в одном месте — например, в отдельной рабочей группе или проекте для регулярных процедур. Тогда руководитель видит сразу всю картину, а исполнитель не ищет нужную задачу среди остальных. Как устроена работа с задачами, проектами и сроками, подробнее описано на странице про задачи и проекты в Битрикс24.

Удобно разделить задачи по ритму: ежедневные, еженедельные, ежемесячные и «по периодам». Это помогает при планировании нагрузки: сразу видно, что в конце месяца у бухгалтера и отдела продаж накапливается много дел.

Контроль без микроменеджмента

Повторяющиеся задачи легко превратить в источник раздражения: каждое утро десяток однотипных уведомлений. Чтобы этого избежать, стоит:

• оставить только те повторы, у которых действительно есть исполнитель и результат;
• пересматривать список раз в квартал и удалять то, что потеряло смысл;
• смотреть на просроченные задачи по людям и по типам, а не только в общем списке;
• уточнять у исполнителей, не мешает ли расписание их реальной работе.

Если просрочки регулярно возникают у одного и того же типа задач, проблема, скорее всего, в самом регламенте: срок нереалистичен или не хватает исходных данных. Тогда меняют процесс, а не повышают громкость уведомлений.

Когда регламенту нужны роботы

Повторяющуюся задачу можно связать с другими действиями. Например, после закрытия задачи автоматически создавать следующую, уведомлять руководителя или менять поле в сделке. Какие именно возможности автоматизации доступны, зависит от тарифа и версии Битрикс24: мы проверяем это до начала работ и не обещаем то, чего в вашем тарифе нет.

С чего начать

Выпишите все дела, которые у вас повторяются, на один лист. Рядом отметьте ритм и ответственного. Затем отложите те, что на самом деле зависят от событий, и оставьте те, что привязаны к календарю. Получится список, который можно перенести в Битрикс24 в течение одного рабочего дня, а затем доработать по ходу.

Если хотите обсудить, какие регламенты лучше автоматизировать в вашем случае, расскажите о процессах, а мы подскажем порядок настройки. Объём и сроки определяются после короткого видеосозвона; лицензии Битрикс24 оплачиваются отдельно.